1.1. Visa §16b — Du học đại học (Studium)

Đây là nhóm hồ sơ phổ biến nhất, dành cho người đã được nhận vào một trường đại học, đại học ứng dụng hoặc chương trình dự bị đại học tại Đức. §16b có thể bao gồm chương trình cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ theo diện học tập và các biện pháp chuẩn bị cho việc học, chẳng hạn khóa tiếng Đức chuẩn bị đại học hoặc Studienkolleg khi các hoạt động đó gắn trực tiếp với lộ trình nhập học.

Người nộp hồ sơ thường cần thư mời nhập học hoặc giấy tờ tương đương, APS nếu thuộc diện phải thẩm tra, chứng chỉ ngoại ngữ theo yêu cầu của trường và bằng chứng tài chính. Thị thực D ban đầu có thời hạn do cơ quan cấp quyết định; sau khi nhập cảnh, bạn đăng ký cư trú và xin Aufenthaltstitel tại Ausländerbehörde.

1.2. Studienkolleg và visa §16f — Cần phân biệt đúng

Studienkolleg không mặc nhiên là visa §16f. Nếu khóa tiếng hoặc chương trình dự bị là bước chuẩn bị trực tiếp cho việc học đại học và được thể hiện trong hồ sơ nhập học, mục đích cư trú thường được xử lý trong nhóm du học theo §16b. Ngược lại, §16f áp dụng cho khóa tiếng Đức chuyên sâu độc lập, không phải khóa chuẩn bị gắn với một chương trình đại học hoặc đào tạo nghề cụ thể.

Đối với khóa tiếng Đức chuyên sâu, cơ quan đại diện Đức tại Việt Nam hiện yêu cầu khóa học có ít nhất 18 giờ học mỗi tuần, thường kéo dài từ 3 đến tối đa 12 tháng. Người nộp hồ sơ phải chứng minh khóa học phù hợp với quá trình học tập, nghề nghiệp và kế hoạch tương lai. Mức chứng minh tài chính đối với khóa tiếng độc lập hiện được hướng dẫn là €1.091 cho mỗi tháng lưu trú.

1.3. Visa §16a — Du học nghề (Ausbildung)

Visa §16a dành cho người tham gia chương trình đào tạo nghề tại Đức, đặc biệt là đào tạo nghề kép (duale Berufsausbildung) kết hợp học lý thuyết tại trường nghề và thực hành có trả lương tại doanh nghiệp. Các ngành phổ biến với học viên Việt Nam gồm điều dưỡng, nhà hàng – khách sạn, đầu bếp, cơ khí, điện – điện tử và logistics.

Hồ sơ cần có hợp đồng đào tạo thực hành đã ký, bằng chứng về phần đào tạo lý thuyết, bản giải trình động cơ, bằng cấp đã có và chứng chỉ tiếng Đức phù hợp. B1 thường là mức thực tế tối thiểu để bắt đầu; một số doanh nghiệp, trường nghề hoặc ngành chăm sóc sức khỏe có thể yêu cầu B2. Thu nhập Ausbildung thường dao động theo ngành, năm đào tạo, bang và thỏa ước lao động; mức khoảng €1.000–€1.400/tháng chỉ nên hiểu là khoảng tham khảo, không phải mức bảo đảm.

2.1. Hộ chiếu còn giá trị, nên còn hạn tối thiểu 12 tháng

Hướng dẫn chính thức yêu cầu hộ chiếu hợp lệ và còn ít nhất hai trang trống để dán thị thực. Dù trang hướng dẫn không ấn định chung “phải còn đúng 12 tháng”, việc sử dụng hộ chiếu còn hạn dài — nên từ 12 tháng trở lên tính từ ngày dự kiến nhập cảnh — giúp tránh tình trạng thời hạn visa bị giới hạn hoặc phải cập nhật số hộ chiếu giữa quá trình APS, xin trường và nộp visa.

Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, nên đổi trước khi mở tài khoản phong tỏa, làm hồ sơ trường hoặc điền VIDEX. Khi đã đổi hộ chiếu, cần cập nhật số mới trên các tài liệu liên quan để tránh mâu thuẫn thông tin.

2.2. Chứng nhận APS hoặc Zulassungsbescheid phù hợp

APS (Akademische Prüfstelle) là Bộ phận kiểm tra học vấn thuộc Đại sứ quán Đức tại Hà Nội, có nhiệm vụ thẩm tra điều kiện học đại học và tính xác thực của văn bằng, bảng điểm do Việt Nam cấp. Phần lớn ứng viên học đại học hoặc sau đại học sử dụng bằng cấp Việt Nam phải hoàn thành APS, trừ những trường hợp được miễn theo hướng dẫn chính thức.

Với bậc chưa tốt nghiệp đại học, thủ tục thường gắn với TestAS. Với người đã tốt nghiệp đại học tại Việt Nam và xin học cao học hoặc bằng thứ hai, APS có thể bao gồm phỏng vấn chuyên môn bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh. Chứng chỉ APS hiện được cấp dạng số DigZert và có hiệu lực không thời hạn.

Lệ phí APS hiện được công bố là 150 USD cho thủ tục thông thường bậc đại học và 250 USD cho thủ tục sau đại học.

2.3. Bằng chứng tài chính — Sperrkonto hoặc phương án tương đương

Người xin visa phải chứng minh có đủ khả năng chi trả sinh hoạt trong thời gian ở Đức. Với sinh viên đã có thư mời đại học, mức rút hiện hành là €992/tháng và cần chứng minh cho cả năm học đầu tiên, tương đương €11.904 cho 12 tháng. Người xin nhập học đại học chưa có chỗ học và người học khóa tiếng Đức độc lập có thể phải chứng minh €1.091/tháng.

Ba phương án phổ biến gồm:

• Tài khoản phong tỏa (Sperrkonto) tại nhà cung cấp được chấp nhận.
• Giấy cam kết bảo lãnh tài chính tại Đức (Verpflichtungserklärung) với nội dung phù hợp.
• Học bổng từ nguồn ngân sách công hoặc thư cấp học bổng đáp ứng mức sinh hoạt cần thiết.

Sao kê tài khoản của cha mẹ có thể được dùng để giải thích nguồn tiền hoặc học phí, nhưng không tự động thay thế Sperrkonto, bảo lãnh hoặc học bổng nếu checklist chính thức yêu cầu một trong các hình thức đó.

2.4. Trình độ tiếng Đức hoặc tiếng Anh đạt yêu cầu

Mức ngoại ngữ phụ thuộc chương trình, thư mời và mục đích cư trú. Trường đại học là đơn vị quyết định chuẩn đầu vào của ngành học; hồ sơ visa phải thể hiện bạn có thể theo học thực tế. Người xin nhập học đại học chưa có thư mời hoàn chỉnh hiện được hướng dẫn phải có tiếng Đức ít nhất B1.

Cơ quan đại diện Đức tại Việt Nam hiện liệt kê Goethe, telc, ÖSD, TestDaF và ECL trong nhóm chứng chỉ tiếng Đức được công nhận cho hồ sơ du học. Chứng chỉ ngoại ngữ dùng cho hồ sơ du học được hướng dẫn là không quá 12 tháng tại thời điểm nộp, trừ trường hợp thư mời xác nhận nhà trường đã kiểm tra và công nhận năng lực ngoại ngữ.

2.5. Bảo hiểm y tế hợp lệ tại Đức

Hồ sơ cần có bảo hiểm bắt đầu từ ngày dự kiến khởi hành. Tùy tình trạng nhập học, bạn có thể nộp bảo hiểm y tế tư nhân của Đức, xác nhận tham gia bảo hiểm y tế theo luật định của Đức kèm bảo hiểm du lịch cho giai đoạn đầu, hoặc bảo hiểm tư nhân nước ngoài đáp ứng các tiêu chí tương đương.

Những gói thường được học viên tham khảo gồm Mawista, Care Concept, ottonova hoặc gói kết hợp của Fintiba/Expatrio. Mức €30–€60/tháng thường chỉ phù hợp với một số gói incoming/travel hoặc private tạm thời; bảo hiểm y tế sinh viên chính thức sau khi nhập học có thể cao hơn đáng kể. Không nên chọn chỉ dựa trên giá — phải kiểm tra phạm vi chi trả và việc cơ quan cấp visa có chấp nhận hay không.

2.6. Mục đích cư trú rõ ràng — Motivation Letter thuyết phục

Thư động lực là phần liên kết toàn bộ hồ sơ. Bạn cần giải thích vì sao chọn Đức, vì sao chọn ngành và trường đó, kiến thức trước đây liên quan thế nào, khoảng trống học tập hoặc làm việc được giải thích ra sao, nguồn tài chính đến từ đâu và kế hoạch nghề nghiệp sau tốt nghiệp có hợp lý hay không.

Thư tốt không phải là thư dùng nhiều câu “hay”, mà là thư có bằng chứng, mốc thời gian và logic cá nhân. Tránh sao chép mẫu chung hoặc đưa ra cam kết không phù hợp với pháp luật cư trú.

3.1. Giấy tờ cá nhân

• Tờ khai xin thị thực quốc gia VIDEX, điền đầy đủ, in và ký tay.
• Tờ khai theo §54 AufenthG hoặc biểu mẫu bổ sung nếu hệ thống/checklist yêu cầu.
• Hộ chiếu gốc còn giá trị, có ít nhất hai trang trống, kèm bản sao trang nhân thân.
• Hai ảnh hộ chiếu sinh trắc học mới chụp, kích thước 35 × 45 mm; một ảnh dán vào đơn và một ảnh để rời theo hướng dẫn hiện hành.
• CCCD, giấy khai sinh, giấy xác nhận cư trú hoặc giấy tờ hộ tịch khác: chuẩn bị khi có yêu cầu hoặc khi cần giải thích thông tin cá nhân.
• Bằng chứng đã nộp hồ sơ trực tuyến, xác nhận lịch hẹn và biên nhận VFS nếu quy trình yêu cầu.

3.2. Giấy tờ học vấn

• Chứng chỉ/chứng nhận APS hoặc DigZert và kết quả TestAS nếu thuộc diện phải nộp.
• Zulassungsbescheid, thư mời dự bị đại học, giấy mời thi đầu vào hoặc giấy tờ nhập học tương ứng.
• Bằng tốt nghiệp THPT, kết quả thi tốt nghiệp, học bạ hoặc bảng điểm theo yêu cầu của APS và trường.
• Bằng đại học, bảng điểm đại học hoặc giấy xác nhận đang học nếu nộp hệ sau đại học/chuyển tiếp.
• Chứng chỉ tiếng Đức hoặc tiếng Anh; mang bản gốc và bản sao theo checklist.
• CV theo trình tự thời gian liên tục, bằng tiếng Đức hoặc ngôn ngữ phù hợp hồ sơ.
• Motivation Letter tự viết, thường dài 1–2 trang A4, trình bày rõ ngành học, trường và kế hoạch tương lai.

3.3. Bằng chứng tài chính

• Sperrkontobestätigung xác nhận tài khoản phong tỏa đã được nạp đủ mức áp dụng cho đúng diện visa.
• Hoặc Verpflichtungserklärung của người bảo lãnh tại Đức, có nội dung tài chính phù hợp.
• Hoặc thư cấp học bổng từ nguồn ngân sách công, thể hiện mức hỗ trợ và thời gian tài trợ.
• Bằng chứng thanh toán học phí nếu trường thu học phí, kèm tài liệu giải thích nguồn tiền.
• Sao kê tài khoản, thu nhập của phụ huynh hoặc giấy tờ nguồn tiền để bổ sung tính minh bạch khi cần.

3.4. Bảo hiểm và xác nhận chỗ ở (nếu có)

• Bảo hiểm y tế có hiệu lực từ ngày dự kiến khởi hành và đáp ứng tiêu chí của hồ sơ.
• Xác nhận bảo hiểm y tế theo luật định của Đức kèm bảo hiểm du lịch cho giai đoạn đầu nếu dùng phương án này.
• Hợp đồng ký túc xá, WG, hợp đồng thuê hoặc xác nhận chỗ ở nếu đã có.
• Địa chỉ trường hoặc địa chỉ tạm thời để khai trong VIDEX nếu chưa chốt nơi ở, theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.

5.1. VIDEX form — Những trường dễ điền sai

VIDEX là tờ khai điện tử dành cho thị thực quốc gia. Dữ liệu trên VIDEX phải khớp hoàn toàn với hộ chiếu, thư mời, bảo hiểm và tài khoản phong tỏa. Sau khi hoàn tất, bạn in biểu mẫu, ký đúng vị trí và mang theo khi nộp hồ sơ.

Ngoài VIDEX, hồ sơ du học hiện có bước nộp tài liệu trực tuyến trên Cổng Dịch vụ Lãnh sự. Việc nộp online giúp kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ nhưng không thay thế việc xuất trình bản gốc, sinh trắc học và các bước tại VFS.

5.2. Đặt lịch VFS — Hà Nội và TP.HCM

Thông tin cũ thường chia hồ sơ theo hộ khẩu từ Đà Nẵng trở ra Bắc hoặc từ Quảng Nam trở vào Nam. Tuy nhiên, đối với nhóm hồ sơ du học có APS và/hoặc thư mời nhập học không kèm điều kiện, trang chính thức hiện nêu rằng hồ sơ chỉ được tiếp nhận qua VFS Global và có thể nộp tại các trung tâm VFS tiếp nhận hồ sơ Đức không phụ thuộc nơi sinh sống tại Việt Nam.

Địa chỉ cơ quan đại diện hiện được công bố: Đại sứ quán Đức tại Hà Nội, khu vực Trần Phú, Ba Đình; Tổng Lãnh sự quán Đức tại TP.HCM tại Deutsches Haus, 33 Lê Duẩn, Quận 1. Người nộp hồ sơ không nên tự đến cơ quan đại diện khi lịch hẹn yêu cầu nộp tại VFS.